Ein regelmässiges und strukturiertes Kunden-Reporting ist in vielen Unternehmen ein zentrales Anliegen: Die vorhandenen Lösungen und Abläufe werden jedoch den kunden- und lieferantenseitigen Anforderungen meist nicht gerecht. Oft handelt es sich dabei um ungenau definierte Reportingprozesse, bei welchen in unregelmässigen Abständen PDF- und Excel-Dateien per E-Mail versendet werden. Dabei ist es inzwischen mit vergleichsweise geringem Aufwand möglich, jeglichen relevanten Akteuren eine strukturierte – wenn gewünscht auch automatisierte – Berichterstattung zu gewährleisten. Gleichzeitig werden Kontrolle und Transparenz bezüglich Datenanalyse und -zugriff geschaffen. Die Möglichkeiten reichen von schlichten Dashboards, die sich auf eine handvoll ausgewählter Kennzahlen fokussieren, bis hin zu detaillierten, multidimensionalen Reportings, welche zudem eine explorative Datenanalyse ermöglichen – alles mit maximaler Freiheit bei Layout und Design.

Wozu braucht es Client Reportings?

Im Client Reporting Prozess werden für Kunden und Partner relevante Informationen in regelmässig aktualisierten Berichten aufbereitet und den jeweiligen Zielgruppen zur Verfügung gestellt. So können etwa die aktuelle Performance, Resultate vergangener Reportingperioden oder der Status von aktuellen Projekten und Prozessen analysiert und überwacht werden. Ebenso dienen die Reportings dazu, den Kunden mögliche zukünftige Entwicklungen aufzuzeigen und ihnen weitere Informationen massgeschneidert zukommen zu lassen.

Damit stellen Client Reportings nicht nur ein Fundament für datenbasierte Optimierungs- und Monitoringprozesse dar, sondern bieten auch die Möglichkeit, Kunden jederzeit darüber in Kenntnis zu setzen, was Ihr Unternehmen wie – und vor allem: wie gut – für Ihre Kunden tut.

Was sind die Vorteile eines Client Reportings?

 

  • Client Reportings schaffen Transparenz und Vertrauen, indem sie einen Informationsfluss zwischen Dienstleister und Kunden ermöglichen. 
  • Reporter werden befähigt, für den Kunden bestimmte Informationen interaktiv zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig erhalten sie mehr Freiheit in Bezug auf die Präsentationsweise der Informationen. 
  • Kunden werden befähigt, innerhalb des vom Reporter definierten Rahmens alle benötigtes Information in der gewünschten Form und zum gewünschten Zeitpunkt abzurufen.
  • Die händische Erstellung und der Versand von statischen Reports werden abgelöst, was Zeit- und Arbeitsaufwand reduziert.
  • Wiederkehrender Aufwand bei der Erstellung von aktualisierten Reports wird minimiert. 
  • Maximale Flexibilität im Umgang mit den Daten ist gewährleistet, sowohl in Bezug auf die Präsentationsweise als auch auf die Verwaltung von Zugriffsrechten. 
  • Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten der Reportings sind bereits früh erkennbar und lassen sich dadurch mit geringem Aufwand beheben bzw. nutzen. 
  • Client Reportings bieten die Möglichkeit, die Qualität der eigenen Dienstleistung hervorzuheben.

 

Voraussetzungen für ein Client Reporting

Die erste und grundlegendste Voraussetzung für ein Client Reporting ist die Datenverfügbarkeit. Nur, wenn die erforderlichen Daten in ausreichender Qualität zur Verfügung stehen, kann ein entsprechendes Dashboard entwickelt werden. Um diese Form des Reportings abdecken zu können, müssen die Daten zudem cloud-basiert gespeichert werden dürfen. Darüber hinaus erfordert die Umsetzung eines Client Reportings eine generelle Vorstellung der abzudeckenden KPIs sowie der Enduser. Gerne unterstützen und begleiten wir Sie bei Bedarf bei diesen Prozessen.

Unser Vorgehen bei der Erarbeitung der Endprodukte

Als Experten für Datenvisualisierung sowie interaktive und aussagekräftige Reportings haben wir bereits eine Vielzahl von Client Reportings für unterschiedliche Branchen erfolgreich umgesetzt. Unsere Dashboards werden dabei immer in enger und agiler Zusammenarbeit mit Kunden und Auftraggebern erstellt, idealerweise unter Einbezug der Report-Zielgruppen, der Stakeholder sowie der Enduser. 

Im Erstgespräch werden ungefähre Vorstellungen diskutiert sowie technische und rechtliche Voraussetzungen geklärt. Insbesondere werden Datenbeschaffung, -bereitstellung und -aufbereitung überprüft: 

  • Sind alle Daten verfügbar oder müssen erst weitere Systeme angebunden werden?
  • Sind die Daten vollständig oder müssen sie gegebenenfalls angereichert und (manuell) ergänzt werden?  

Bestehende Berichte können als Ausgangslage für die neue Reporting-Umgebung in den Prozess miteinbezogen werden. 

Anschliessend werden, basierend auf diesen Abklärungen und den definierten Anforderungen, visuelle und inhaltliche Konzepte erstellt. Ausgehend von diesen Konzepten werden danach erste Dashboards entwickelt. Diese Dashboards können bereits den Status eines minimum viable product (MVP) erfüllen und werden in der Folge in enger Zusammenarbeit mit den Kunden und den Reporting-Endusern auf ihre Funktionalität geprüft. In einem laufenden Optimierungsprozess können in jedem Stadium Anpassungen vorgenommen werden, wobei solche in einer frühen Phase der Entwicklung in der Regel mit weniger Aufwand verbunden sind, als Änderungen eines bereits fertig ausgearbeiteten und laufenden Dashboards. Nach der Fertigstellung der Dashboards werden Kunden bezüglich Support oder Weiterentwicklung nach Bedarf weiter unterstützt. 

Darüber hinaus haben sich zielgerichtete Schulungen bewährt, wobei die User befähigt werden, gewisse Anpassungen selbst vorzunehmen, um das Maximum aus den angebotenen Tools herauszuholen.

Lösungsansätze

Welches Tool sich in Umsetzung und Nutzung als optimal erweist, bestimmen der konkrete Use Case und die spezifischen Anforderungen. Dabei greifen wir zumeist auf Tableau oder Google Data Studio zurück. So können einerseits kleinere und simple Reportings effizient umgesetzt und andererseits auch flexible und fortschrittliche Visualisierungen in komplexen Projekten realisiert werden. In vielen Fällen ist eine direkte Anbindung an Datenbanken, Server und APIs möglich. Gerne prüfen wir für Sie die Möglichkeiten in Ihrem individuellen Setting. Im Falle von manuell erfassten Daten, etwa über Schnittstellen zu Google Drive bzw. Google Sheets, ist eine automatisierte Visualisierung immer problemlos möglich. 

Der Umfang und die Komplexität des Reportings lassen sich auf die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden abstimmen, denn in Verarbeitung, Aggregation und Darstellung der Daten besteht maximale Freiheit. So können Reports beispielsweise per Tages-, Monats- oder Quartalsende ausgegeben werden. Auch live-Anbindungen für Echtzeitdaten sind möglich. Zudem lassen sich verschiedene Teilbereiche von umfangreichen Reportings nach Belieben miteinander verbinden. Darüber hinaus können die erstellten Dashboards je nach Bedarf über verschiedene Devices (Desktop, Tablet, Mobile) aufgerufen werden.